Mehr Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum für alle Einrichtungen der Stiftung ist das Ziel der SPK-Reform. Jetzt wird gehandelt: Seitdem der Stiftungsrat im Dezember 2022 konkrete Eckpunkte beschlossen hat, nimmt die Reform der SPK an Fahrt auf. Während es 2023 vor allem darum ging, Maßnahmen zu konzipieren, steht 2024 im Zeichen der Umsetzung. Ein Überblick der wichtigsten Meilensteine:
Am 5. Dezember 2022 fasste der Stiftungsrat einen richtungsweisenden Beschluss, der vier Eckpunkte für die Transformation der SPK festlegte. Zum ersten soll die Stiftung künftig von einem Vorstand als Kollegialorgan geleitet werden. Um den Präsidenten beim Reformvorhaben zu unterstützen, hat die Staatsministerin für Kultur einen Interimsvorstand aus sieben Personen benannt. Zum zweiten galt es, eine Gesamtstrategie als Vision für die SPK zu entwickeln. Hinzu kam das Ziel, die Einrichtungen und insbesondere die Museen und Institute der Staatlichen Museen zu Berlin autonomer und wirksamer zu machen. Und last not least sollte die sehr komplexe Organisationsstruktur optimiert werden.
Direkt nach dem Stiftungsratsbeschluss wurden 2023 konkrete Veränderungsmaßnahmen konzipiert:
- Juni 2023: Pilotprojekt Personalgewinnung Staatsbibliothek zu Berlin startet
Um den Personalgewinnungsprozess von der Ausschreibung bis zur Personalauswahl zu betreuen, sind zwei Mitarbeitende der Hauptverwaltung nun direkt an der Stabi angesiedelt.
- Juli 2023: Mitarbeitende der sammlungsbasierten Bildung & Vermittlung direkt bei den Museen angesiedelt
Das Referat Bildung, Vermittlung, Besucherdienste der Generaldirektion der Staatlichen Museen zu Berlin hat sich bis dato sowohl um die Vermittlung der Sammlungen und von Ausstellungen gekümmert als auch um übergreifende, sammlungsunabhängige Vermittlungsprojekte. Der Bereich Besucherdienste hat zudem Führungen vermittelt und das Ticketing betreut. Seit dem 1. Juli 2023 sind diejenigen Mitarbeitenden, die sich um die Vermittlung der Sammlungen und von Ausstellungen gekümmert haben, nun direkt den Museumsdirektor*innen unterstellt und arbeiten im Team des jeweiligen Museums.
- Juli 2023: Kick Off der drei Teilprojekte
Finanzen, Personal, Reorganisation der Staatlichen Museen: Diese drei Teilprojekte stehen im Fokus der Reform. Es wurde eine Projektstruktur aufgesetzt und mit Unterstützung durch externe Beratung nahm die Arbeit in den Teilprojekten Fahrt auf.
- September 2023: Eigene Budgets für die Museen und Institute beschlossen
Die Haushaltsmittel für alle Museen und Institute der Staatlichen Museen zu Berlin sind in einem Kapitel des Haushalts der SPK verortet. Sie sollen künftig mit eigenen Budgets arbeiten und damit einen größeren Handlungsspielraum erhalten. Dazu wurden im Haushaltskapitel insgesamt 21 Titel mit entsprechenden Volumina identifiziert und es wurde ein Verteilschlüssel entwickelt, um die Budgets für die Museen und Institute zu bilden. Auf dieser Basis haben die Museen und Institute jeweils ihre Ausgaben für das Jahr 2024 geplant . und arbeiten seit dem 1. Januar 2024 mit eigenständigen Budgets.
- Oktober 2023: Länderworkshop: Zusammenarbeit mit Bund und Ländern neu gestaltet
Im Oktober 2023 trafen sich erstmals Vertreter*innen aller Länder und des Bundes als SPK-Träger zu einem Workshop. Dabei haben Länder und Bund gemeinsam mit der SPK ihre Erwartungen als Träger an die SPK geklärt und überlegt, wie die Träger stärker von der SPK profitieren können und wie der Austausch verbessert werden kann.
- Herbst 2023: Organisationsmodell für die SMB entworfen
Zwischen Juli und Dezember wurden die Grundzüge des künftigen Organisationsmodells für die SMB entworfen. Die zentrale Neuerung ist die Einrichtung von fünf Museumsteams, die die Museen und Institute als interdisziplinäre Einheiten mit Services vor Ort unterstützen. Dadurch rückt ein Großteil der Fachservices näher an die Museen und Institute und gibt diesen direkte Steuerungsmöglichkeiten.
- Dezember 2023: Kernelemente der Strategie definiert
Die Vision SPK 2030 steht: „Wir verbinden Menschen, Zeiten und Räume. Wir machen Vielfalt erlebbar, bringen unsere Expertise in gesellschaftliche Debatten ein und gestalten partnerschaftlich die Zukunft mit“ formuliert den Selbstanspruch, nach dem die Stiftung in den kommenden Jahren sich selbst und ihre Arbeit ausrichten will.
Die Vision „SPK 2030“ zeigt, wie der Verbund SPK sich in den nächsten Jahren entwickeln möchte: Eine Organisation, die Menschen, Zeiten und Räume verbindet. Ziel ist es, die vielfältigen Sammlungen und Bestände des Verbundes für das Publikum erlebbar zu machen, die Expertise sicht- und hörbar in die gesellschaftliche Debatten einzubringen und in Netzwerken und Kooperationen die Zukunft partnerschaftlich mitzugestalten. Grafik SPK
Im Jahr 2024 geht es vor allem darum, die Neukonzeptionen in den jeweiligen Teilprojekten umzusetzen:
Teilprojekt Finanzen: Budgeteinführung und -steuerung in den Staatlichen Museen begleiten
Nachdem bereits Ende 2023 technische Budgets eingerichtet wurden, die Budgetplanung auf Leitungsebene abgestimmt und Instrumente zur Budgetsteuerung etabliert worden sind, ging es Anfang 2024 darum, die Prozesse aufzunehmen und Anpassungsbedarfe zu identifizieren. Außerdem galt es, die Soll-Prozesse in Sachen Budgetsteuerung zu definieren.
Mit der Einrichtung eigener Budgets für die Museen und Institute war ein wichtiger Meilenstein im Teilprojekt Finanzen erreicht. Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich ist, die Finanzsteuerung zu optimieren. Dabei geht es darum, das Berichtswesen im Bereich Einnahmen und Ausgaben optimal zu gestalten, Kennzahlen zu etablieren, sowie technische Voraussetzungen für die Finanzsteuerung zu schaffen.
Im Sommer 2024 standen dann wieder die eigenen Budgets der Museen im Fokus: Was hat bei der Budgeteinführung gut geklappt, wo gibt es noch Handlungsbedarf? Was lässt sich daraus für die Budgetplanung und für 2025 lernen? Schließlich galt es, im Herbst 2024 den Haushalt 2025 aufzustellen und die Budgets technisch abzubilden.
Zudem muss das Berichtswesen verstetigt und in der Organisation verankert werden.Teilprojekt Reorganisation der Staatlichen Museen: Schrittweise Umsetzung des neuen Organisationsmodells
Das neue Organisationsmodell der Staatlichen Museen zu Berlin sieht vor, dass bestimmte Aufgaben, die bisher in der Generaldirektion erbracht wurden, künftig in Museumsteams an den Standorten organisiert werden. Zunächst galt es, die Museumsteams konkreter zu planen. In mehreren Workshops haben im Frühjahr 2024 die Vertreter*innen der Museen und Institute des jeweiligen Standorts erarbeitet, welche Funktionen in ihrem Museumsteam besonders wichtig und notwendig sind.
Die Einrichtung der Museumsteams betrifft ganz besonders auch die Mitarbeitenden, die künftig in neuen Teams arbeiten werden. In einem Interessenbekundungsverfahren konnten die Mitarbeitenden angeben, welches Rollenprofil in einem der Museumsteams sich mit ihren Fähigkeiten und Interessen deckt. Basierend auf diesen Ergebnissen wurde ein Personaltableau für die jeweiligen Museumsteams erarbeitet. In vielen Informationsveranstaltungen und persönlichen Gesprächen wurden die Mitarbeitenden über den Prozess informiert und Perspektiven aufgezeigt.Teilprojekt Personal: Aufgabenzuschnitt und Prozesswerkzeuge konkretisieren
Im Personalbereich soll die Entscheidungsautonomie der Einrichtungen gestärkt und zugleich die Personalarbeit effizienter aufgestellt werden. Dafür wurde in 2024 der Aufgabenzuschnitt der Personalabteilung geprüft. Einzelne Maßnahmen, wie die Ende-zu-Ende-Prozessverantwortung und die ganzheitliche Führungskräfteberatung aus einer Hand verabredet. Die Umsetzung dieser Maßnahmen wird aktuell vorbereitet.
Des Weiteren ging man 2024 daran, die Werkzeuge in der Personalarbeit weiter zu optimieren und auszubauen, insbesondere durch neue Möglichkeiten von digitalen Tools.
